Come la tecnologia ottimizza l’elaborazione e la gestione delle richieste dei nostri clienti
Ben trovati alla seconda parte della rubrica “Manutenzione 2.0”, in questo articolo desideriamo sensibilizzare il lettore sulle possibilità di confrontarsi con software di gestione degli interventi utilizzati sempre più spesso dai nostri Clienti e di cui Geotecnica vanta un servizio eccellente.
In molti casi all’acquisizione di un nuovo Contratto fa seguito un’attività di “start-up” in cui si scambiano informazioni utili per coordinare le attività di manutenzione e garantire la continuità senza creare i disagi per il passaggio di consegne dal vecchio manutentore al nuovo.
La manutenzione ordinaria, il cui significato è stato definito nel precedente articolo, è facilmente cadenzata attraverso programmi la cui licenza è di proprietà del Cliente o dei creatori del software stesso, trovandoci a gestire gli interventi e le relative richieste e non essendo in possesso di tutti i vari programmi presenti sul mercato, dobbiamo necessariamente farci carico di implementare il nostro modo lavorare con nuove soluzioni a volte semplicemente complementari alle nostre.
Prendiamo come esempio l’attività di manutenzione ordinaria da eseguire per conto di un centro commerciale o un’attività ad esso paragonabile.
Molto spesso i vari siti fanno capo ad un servizio tecnico interno che coordina le operazioni per ciascuna sede a cui il manutentore deve relazionare gli esiti degli interventi nonché le migliorie da apportare o le soluzioni da conseguire.
Generalmente questi Clienti godono di un parco manutentivo piuttosto vasto, macchine di refrigerazione, impianti di riscaldamento centralizzati, chiller, unità per il trattamento dell’aria, canali per la distribuzione e la diffusione dell’aria, impianti di pressurizzazione, impianti antincendio, unità terminali come fancoli, radiatori, etc.
Dovendoci far carico delle attività richieste dal Capitolato Tecnico parte integrante del Contratto in essere che di solito ci viene fornito dal Cliente, occorre per prima cosa definire le periodicità delle manutenzioni in relazione alla durata del Contratto stesso, per esempio se il cambio olio dei compressori è richiesto una volta all’anno è necessario richiedere al servizio tecnico quando è stata eseguita l’operazione dal nostro predecessore in modo da definire la nuova scadenza.
In alcuni casi anche le richieste di intervento per manutenzione di tipo correttiva ci vengono inviate tramite email , i cosiddetti “ordini di servizio” o “ordini di lavoro” o denominati in maniera similare, su di essi è riportato un numero identificativo generato dal programma del Cliente. La difficoltà di recepire queste informazioni da parte di tutti i diretti interessati non è da sottovalutare, immaginiamo per esempio di aver ricevuto una richiesta il malfunzionamento di un generatore di calore, di solito l’ordine di servizio indica il luogo dove è ubicato il componente su cui operare, la persona a cui far riferimento e che sarà presente in loco ed il grado di priorità assegnato, queste richieste frequentemente devono essere presentate direttamente sul sito al momento dell’intervento e firmate per accettazione alla fine delle attività in quanto diventeranno indispensabili per la contabilità finale.
Descriviamo la procedura più consona, la mail viene ricevuta dal tecnico dell’impresa presente in ufficio (se la struttura organizzativa lo richiede), il suo compito è di trasmettere l’informazione direttamente al manutentore di zona o logisticamente più vicino, di questi tempi grazie ai supporti informatici di cui siamo circondati leggere una mail in qualsiasi punto ci troviamo non rappresenta più un problema, la notifica ricevuta dal tecnico di zona è immediata ed i tempi di intervento sono ridotti, una volta arrivato sul sito interessato, il manutentore mostrando semplicemente il display del dispositivo verrà indirizzato direttamente sul luogo di lavoro.
Per la completezza dell’operazione, non potendo stampare la mail, occorrerà compilare la “bolla di intervento” trascrivendo tutte le operazione eseguite, l’esito e l’orario, non bisogna dimenticare di indicare l’ordine di lavoro riportato dal Cliente. Questa operazione ricopre un tassello fondamentale in quanto il tecnico d’ufficio che avrà anticipatamente stampato la mail non dovrà far altro che allegare la bolla di intervento redatta dal manutentore e stilare la contabilità da trasmettere all’amministrazione del Cliente che frequentemente non è a conoscenza di tutte le richieste pervenuteci in quanto gestiti dal servizio tecnico che inoltra le segnalazioni di tutte le loro sedi.
Descritte così sembrano attività quotidianamente semplici, ma dobbiamo immaginare di dover far fronte a molteplici richieste differenti tra loro e da innumerevoli Clienti a cui dare priorità in base alle richieste Contrattuali, in questo modo non è difficile pensare all’accumulo delle richieste stesse ed alla complessità nel riuscire ad evaderle nei tempi richiesti.
Purtroppo e per esigenze di carattere economico ad oggi le strutture organizzative sono sempre sottodimensionate e questa situazione genera l’aumentare del lavoro per le singole funzioni aziendali ma una corretta applicazione delle procedure condivise con tutti gli anelli della catena ed una buona dose di capacità di programmazione può aiutarci a non cadere nell’ansia di non riuscire a portare a termine il lavoro.
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